Att arbeta virtuellt och tvärfunktionellt är inte längre något exceptionellt, utan kan snabbt bli det nya normala. Att lyckas skapa tvärfunktionella team och smidigt samarbete över hela värdekedjan är vad vi kallar ”Business Agile”. Åtta av tio företag i Norge till exempel har infört hemmakontor, vilket medför att de flesta tvingas arbeta utan möjlighet att träffa sina kollegor fysiskt.
Den extraordinära situationen kräver samtidigt att företag snabbt anpassar sig till nya riktlinjer och marknadsförhållanden. Att göra rätt strategiska val och fatta affärskritiska beslut är en utmaning om man inte på ett smidigt sätt kan samarbeta över hela värdekedjan. Här är det viktigt att skapa virtuella mötesplatser.
Hemmakontor behöver inte inverka på produktiviteten
Med dagens tekniska lösningar och välbeprövade teknik som avser underlätta arbetet är det fullt möjligt att genomföra de allra flesta möten minst lika effektivt via virtuella kanaler som i traditionella mötesrum.
”Vi anser att företagens förmåga att effektivt definiera och möjliggöra relevanta mötesplatser är avgörande för att verksamheten ska kunna fortgå när medarbetarna arbetar hemifrån.”
Så här möjliggör du tre relevanta mötesplatser
Vad som är relevanta mötesplatser varierar mellan olika företag, men de kan generellt delas in i tre kategorier.
1. Enskilda möten och medarbetarsamtal
Medarbetarsamtal och enskilda möten är schemalagda och ad hoc-baserade samtal som chefer har med sina anställda samt avstämningsmöten mellan de anställda.
Att möjliggöra enskilda möten skiljer sig inte avsevärt åt från traditionella möten, men det finns tre viktiga fokusområden för att säkerställa att dessa möten håller hög kvalitet:
- Det är viktigt att mötena genomförs som en del av det vardagliga arbetet, i syfte att skapa en känsla av att arbetssituationen inte har förändrats nämnvärt.
- Även om det är enkelt att lyfta på luren och genomföra mötet över telefon, så gör det stor skillnad om mötet genomförs över videolänk. Den visuella aspekten gör samtalet mer personligt.
2. Rutinmöten
Rutinmöten är de möten som genomförs regelbundet med fastställd frekvens. Rutinmöten på projekt-, team- och avdelningsnivå säkerställer erforderlig informationsdelning, uppdateringar och förtydliganden som är nödvändiga för att arbetet ska kunna fortgå enligt plan. Dessa möten är viktiga, men det är en utmaning att genomföra dem. De är mer komplexa och ställer högre krav på förberedelser.
- Alla deltagarna måste ha tillgång till och ha kompetens inom det valda kommunikationsverktyget.
- Dagordningen ska dokumenteras och delas ut före mötet, så att alla har möjlighet att förbereda sig i lugn och ro.
- Den som anordnar mötet måste vara mycket tydlig med vilka förberedelser som förväntas och helst fördela ansvaret för punkterna på dagordningen till flera av deltagarna för att säkerställa att alla deltar.
3. Arbetsmöten
Arbetsmöten är vanliga möten som genomförs för att diskutera frågor och lösa problem över olika fackområden. Dessa möten hålls när tvärvetenskapligt samarbete krävs för att arbetet ska kunna genomföras. Samma faktorer som krävs för att möjliggöra rutinmöten gäller även för arbetsmöten. Arbetsmöten är dock mer krävande, eftersom det kan vara stor skillnad på mötena och graden av interaktion ökar. Följande är viktigt för att uppnå hög kvalitet:
- Alla mötesdeltagare bör förbereda en presentation av sig själva inför mötet, vilket bidrar till att alla vet vilka som är närvarande samt till en känsla av social och professionell tillhörighet. Detta är särskilt viktigt om deltagarna inte känner varandra.
- Samordnaren bör vara van vid och känna sig bekväm med att använda en virtuell whiteboard som alla kan se under mötet.
- Samordnaren bör ställa kontrollfrågor under tiden då det bidrar till ökad uppmärksamhet och interaktion.
- Man bör som regel ta en paus från tekniken åtminstone var 45:e minut.
- Genomför en tydlig sammanfattning och rollfördelning innan mötet avslutas, så att alla vet vilka uppgifter som ska utföras av vem framöver.
