CASE
UPPSALA KOMMUN
Så hjälpte vi Uppsala kommun i deras hållbarhetsomställning
Uppsala kommun har varit på en resa att digitalisera verksamheten som ett steg att bli mer hållbara. En sådan resa måste ta avstamp i en nulägesanalys och därefter sätta upp mätetal och mål för sin progress i processen. Något de tidigt identifierade var kommunens bruk av papper. De inledde då ett arbete att hitta möjliga alternativ till att använda fysiska papper och penna, valet av lösning blev Knowits egenutvecklade produkt, SignPort.
Ett av flera hållbarhetsinitiativ – minska mängden fysiskt papper
Beslutet att göra en hållbarhetsomställning kom lätt för Uppsala kommun. Utmaningen som kommunen ställdes inför när de inledde arbetet låg snarare i att så få antal leverantörer av en del av de tjänster som behövde upphandlas hade tillräckligt med kunskap om en informations hela livscykel för att kunna svara upp på de krav som ställdes. Detta innefattade även lagkraven för att kunna övergå till digital hantering av en e-undertecknad handling. Det finns i dagsläget ingen vedertagen uppfattning om hur elektroniskt underskrivna dokument ska behandlas och lämnas in, vilket ytterligare försvårade processen.
Ett steg i kommunens hållbarhetsinitiativ var att minska mängden fysiskt papper som förbrukades och de valde då att implementera Knowits lösning SignPort. SignPort är en digital plattform för e-signering, e-legitimering samt säker avtals- och dokumenthantering och Uppsala är en av flertalet kommuner som under de senaste åren valt att använda verktyget. Att gå över till att skriva under samt hantera avtal och dokument i SignPort innebär för verksamheten att de både gör ett mer hållbart, men även säkert val.
Uppsala kommun är noga med att mäta sina framsteg i digitaliseringsprocessen och i samband med implementeringen av SignPort har de redan sett en markant skillnad i minskad handläggningstid och mer effektiv ärendehantering. De har dragit ned på både ledtid och kostnader kring att skriva ut och skicka fysiska brev, samt tidskrävande arbete med att följa upp via fax och telefonsamtal för att säkerställa så informationen verkligen kommit fram till mottagaren.
Kommun inväntar resultat i sin e-arkivering, men har inte en tillräckligt lång mätperiod för att kunna jämföra nuvarande siffror med tidigare år.
Beslutet att implementera SignPort ökar kommunens förmåga att införa helt digitala processer. Vi är mycket glada att kunna både minska antalet pappersutskick och pappersförbrukning över lag, men även erbjuda kommunens invånare en förhöjd rättssäkerhet i sina ärenden och kommunikation med oss. En bonus är även att vi kommit runt problematiken med att kräva att invånarna ska behöva skriva ut, skriva på och sedan scanna in dokument igen, då alla faktiskt inte har tillgång till det.
Annelie Blanck
projektledare för implementeringen, Uppsala kommun.
Så bidrar lösningen till Agenda 2030
Uppsala kommun har tillsammans med Knowit minskat sin konsumtion av papper, något som bidrar till mål 13, bekämpa klimatförändringen, i FN:s globala hållbarhetsmål. En av de konkreta steg som anges under mål 13 är att reducera användandet av papper och att använda digitala medel som substitut.
Vill du veta hur vi kan hjälpa dig?
Slå en signal eller skicka ett meddelande så kontaktar jag dig.
Mikael Monié
Affärsansvarig Secure Solutions