Sveriges riksdag behövde en plattform där riksdagsledamöter, förvaltningsanställda och anställda på partikanslierna snabbt kunde få tillgång till rätt information, utföra uppgifter, och stärka känslan av samhörighet inom organisationen.
I Sveriges riksdag är det full aktivitet varje dag. Förutom riksdagens ledamöter och partikanslianställda arbetar en stor mängd människor bakom kulisserna, i riksdagsförvaltningen. Alla dessa människor, händelser och stora mängder information behövde samordnas.
Intranätets föregångare innehöll bra information men behövde bli mer användbart, lättnavigerat och tillgängligt. Därför skapade vi Riksdagens nya, prisbelönade, intranät.
Riksdagen är en komplex organisation och intranätet har nästan 1500 användare. Vi började med att förstå målgruppernas behov och kartlägga Riksdagens processer, terminologi och rutiner. Vi genomförde en stor behovskartläggning där över 40 personer fick berätta om sin arbetssituation samt informations- och kommunikationsflöden. Resultatet analyserades och några viktiga behovsområden identifierades; att kunna nå information när, hur och var man ville, att känna sig delaktig samt att vara påläst och förberedd var några av de allra viktigaste.
Våra insikter utgjorde basen till det fortsatta arbetet och konceptet för det nya intranätet – ett rollstyrt, uppgiftsbaserat och gemensamt verktyg. Med utgångspunkt i Riksdagens grafiska profil skapades ett nytt manér, som stödjer funktionen och bidrar till tydlighet. Innehållet analyserades, rensades upp och skrevs om för att bli mer relevant. Eftersom många av riksdagens ledamöter ofta är på språng designades intranätet för att funka i både mobil, läsplatta och på desktop.
Teamet, som bestod av personer från både Knowit (tidigare Creuna) och Riksdagsförvaltningen, presenterade idéer och tankar för smågrupper från Riksdagen löpande för att samla in behov från såväl användare som stakeholders.
Genom blogguppdateringar och öppna sprintdemos nådde vi ut med information inom hela organisationen och samla in feedback. Utförliga användartester och lansering av en betaversion fyra månader innan den faktiska lanseringen gjorde att vi kunde optimera lösningen in i det sista.
Direkt efter lanseringen tog förvaltning och optimering vid, ett viktigt arbete som, i kombination med vår kartläggning av behoven och sätt att involvera användarna, blev framgångsrikt. Så framgångsrikt att det utsetts till ett av världens 10 bästa intranät av Nielsen Norman Group.
