Upphandling för framtidssäkrad telefoni

Utmaning

En medelstor region med cirka 7 000 medarbetare hade behov av ett nytt avtal avseende telefoni som tjänst. De ville för det första ha ett avtal som säkerställer en robust och framtidssäker telefoni för regionens samhällsviktiga och verksamhetskritiska funktioner. För det andra skulle telefonlösningen ge medarbetarna förutsättningar för att utveckla effektiva och flexibla arbetssätt.

Det var även kritiskt för regionen att verksamheten påverkas så lite som möjligt under införande av lösningen och under avtalstiden. Slutligen fanns också ett behov av att säkerställa en tydlig avtalsstruktur och ändamålsenliga kommersiella villkor med parametrar som underlättar uppföljningen av kommande avtal.

Resultat

Upphandlingsresultatet landade i enlighet med kundens behovsbild och det nya avtalet innebär stora kostnadsbesparingar jämfört med det tidigare avtalet.

Idag har regionen ett avtal på plats som säkerställer en mer robust leverans genom att det finns tydliga krav på servicenivå och tillgänglighet. Det finns även större möjlighet att följa upp avtalet löpande och kvalitetssäkra avtalsefterlevnaden.

Telefonilösningen är flexibel för att kunna möta olika typer av framtida verksamhetsbehov. Med den nya lösningens teknik, infrastruktur och produkter ger regionen sina medarbetare förutsättningar för att utveckla effektiva och flexibla arbetssätt, t.ex. i samband med larmhantering till vårdpersonal, vid jourberedskap och genom självserviceportaler som gör det möjligt att använda e-tjänster vid olika typer av kontakter inom regionen.