Case

Nynäshamns kommun - förstudie och upphandling av socialförvaltningens verksamhetssystem

Socialförvaltningen i Nynäshamns kommun har tagit hjälp av Knowit för att upphandla ett nytt avtal för bästa möjliga verksamhetssystem med mål att underlätta vardagen för personalen och ge dem mer tid med omsorgstagarna. En genomarbetad förstudie, ett komplett upphandlingsstöd och en handfast upphandlingsstrategi ligger till grund för arbetet.

Utmaning

Nynäshamns avtal för verksamhetssystem inom socialförvaltningen skulle inom snar framtid löpa ut och kommunen behövde genomföra en upphandling. De önskade ett standardiserat, användarvänligt, säkert och processorienterat system med ett modernt gränssnitt där mobila lösningar kunde erbjudas.

Eftersom verksamhetssystemet har en central funktion och är det primära stödsystemet och arbetsverktyget för personal inom socialförvaltningen, var det extra viktigt att hitta den lösning som kunde förenkla det dagliga arbetet och vara ett stöd för personalen.

Lösning

Socialförvaltningen har breda ansvarområden och behoven varierar mellan de olika verksamheterna. Vi inledde därför arbetet med en grundlig och inkluderande förstudie för att få en god insikt i organisationens nuläge och behov. Nyckelpersoner deltog i djupintervjuer och personal från olika delar av verksamheten var inbjudna till en workshop.

Vi genomförde en marknadsanalys för att få djupare insikt i leverantörers möjligheter och förmåga att leverera på identifierat behov. Vi bjöd in leverantörer till leverantörsträffar, där de fick möjlighet att presentera sig själva och sina system.

Utifrån förstudien skapade vi en upphandlingsstrategi som blev ledstjärnan i upphandlingen och arbetet framåt. Vi tog fram upphandlingsdokument och hjälpte till med informationsklassning, kravställning och kravprioritering.

När upphandlingsdokumenten var klara och fastställda, hjälpte Knowit till med resterande upphandlingsprocess så som annonsering, leda utvärdering och förhandling.

Resultat

Nynäshamns socialförvaltning har fått ett nytt verkningsfullt avtal som uppfyller socialförvaltningens behov av systemstöd. Då upphandlingen resulterade i en ny leverantör har Knowit fått förnyat förtroende att leda implementationen av verksamhetssystemet. Detta ska resultera i ett standardiserat, heltäckande och verksamhetsorienterat system som är både användarvänligt och funktionellt samt tillgodoser förvaltningens behov på ett ändamålsenligt sätt.

Verksamhetssystemet är tillgängligt, säkert och processorienterat, vilket möjliggör för ett effektivt och verksamhetsanpassat arbetssätt över tid. Hemtjänst, boendestöd och särskilt boende kommer få ett mobilt stöd som gör att de kan komma åt arbetsschema och viktig dokumentation via en app i mobilen eller surplattan.

Sammanfattningsvis kommer verksamhetssystemet med dess tillhörande funktioner frigöra mer tid för personalen som de istället kan tillbringa med brukaren/klienten.

Kontakta oss

Natalie Colliander

Managementkonsult och specialist inom e-hälsa på Knowit

Kontakta mig

	Kontakta mig

Taggar

Dela

Till toppen