Malmö universitet effektiviserar informationsförvaltningen med Klara

Under år 2022 inleddes ett arbete för att utveckla en ny klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan. Den befintliga strukturen saknade koppling till diariet, förvaringsenheterna och e-arkivets uppbyggnad, vilket försvårade arkiveringsarbetet och skapade osäkerhet bland användare. Universitetet tog då ett samlat grepp om frågan genom att starta ett förändringsarbete med målet att etablera en effektiv, systematisk och långsiktigt hållbar informationsförvaltning. I samband med detta fattades beslut om att använda Klara som nav i informationsförvaltningen. 

Vid projektets start saknades en sammanhållen koppling mellan klassificeringsstruktur, diarieföring, förvaringsenheter och e-arkiv. Dokumenthanteringen präglades av otydliga processer och varierande beteckningar, vilket försvårade spårbarheten och bidrog till oreda i arkiven. Det var särskilt utmanande att redovisa komplexa handlingar, exempelvis äldre databaser, samtidigt som behoven av detaljeringsgrad skilde sig mellan registratur och arkiv.

Dessutom saknades en hållbar modell för redovisning i förvaringsenheter. Även om Malmö Universitet hade rätt resurser på plats var ansvarsfördelningen inte alltid tydlig, vilket gjorde det svårt att hantera information konsekvent över tid. Sammantaget fanns ett tydligt behov av att modernisera, samordna och förenkla strukturer, processer och ansvarsförhållanden.

För att skapa struktur och samordning valde Malmö universitet att använda Klara – ett flexibelt systemstöd för att hantera, presentera och förvalta verksamhetsinformation på ett enhetligt sätt.

Med Klara kunde universitetet:

• utveckla en ny klassificeringsstruktur som styr både diariet och arkivstrukturen,
• skapa en logisk och tydlig struktur för förvaringsenheter och diskstruktur i e-arkivet,
• samt införa en gemensam terminologi och logik i hela informationsflödet.

Arbetet bedrevs iterativt, med regelbundna workshops, verksamhetsbesök och nära samarbete mellan arkiv- och registraturfunktionerna. Detta möjliggjorde justeringar längs vägen och förankring i verksamheten.

Dessutom kunde metadata som ägarskap och lagringsperiod knytas till varje informationsobjekt, vilket stärkte kontrollen och ansvarsfördelningen. En positiv bieffekt var att användare nu snabbt kan nå handlingar i e-arkivet via länkar direkt från Klara – vilket förbättrat tillgängligheten och användarupplevelsen avsevärt.

Användningen av Klara har lett till tydliga och mätbara förbättringar i Malmö universitets informationsförvaltning. Diariet innehåller nu betydligt färre okategoriserade ärenden, vilket har minskat det manuella arbetet, ökat sökbarheten och frigjort tid för registraturen. 

En ny, genomarbetad klassificeringsstruktur med tydligt ägarskap har etablerats, och ett enhetligt språk har införts i alla delar av informationsstrukturen – från ärendetyper och förvaringsenheter till e-arkivets diskstruktur. Även verksamhetssystem som inte diarieförs eller ännu inte arkiverats omfattas nu av en tydlig redovisning, vilket har förbättrat överblick och struktur. 

Samarbetet mellan arkiv och registratur har fördjupats och resulterat i bättre intern kommunikation och ökad samverkan. Dessutom har tillgängligheten förbättrats – behöriga användare kan nu enkelt hitta och nå handlingar via direkta länkar mellan Klara och e-arkivet.

Vill du veta hur vi kan hjälpa dig?

Slå en signal eller skicka ett meddelande så kontaktar vi dig.