KUND
SMHI
Från föreläggande till föredöme – så hjälpte Knowit SMHI att få ordning på arkivredovisningen
SMHI hade utmaningar med att uppfylla Riksarkivets krav och behålla en rimlig arbetsbelastning för arkivarierna. Med stöd av Knowits konsulter och informationsförvaltningssystem Klara har de nu fått struktur, efterlevnad och en smidigare informationshantering som stärker hela verksamheten.
UTMANING
Skapa förvaringsenheter i arkivförteckningen
År 2018 inspekterade Riksarkivet SMHI:s arkivverksamhet och identifierade flera brister, däribland en ofullständig arkivredovisning. Förvaringsenheter saknades helt i redovisningen, vilket innebar klassificeringsstrukturens handlingsslag och handlingstyper inte kunde matchas med sin förvaring. De två arkivarier som ansvarar för hela myndighetens strategiska och operativa arkivarbete hade inte förutsättningar att åtgärda föreläggandena inom rimlig tid parallellt med det löpande arbetet.
SMHI inledde arbetet med att uppdatera sin arkivbeskrivning och under 2022 hjälpte Knowit till att lägga grunden för en ny klassificeringsstruktur utifrån analys av verksamhet, processer och verksamhetsinformation. Knowit erbjöd också stöd och råd för att hantera strukturen i informationsförvaltningssystemet Klara. Med en klassificeringsstruktur på plats saknades en sista pusselbit: att få in förvaringsenheter i arkivförteckningen. I mars 2025 inleddes ett nytt samarbete för att lösa detta.
LÖSNING
Praktisk vägledning och uppbyggnad i Klara
Knowit bistod SMHI med att identifiera myndighetens förvaringsenheter – ett grundläggande steg för att kunna redovisa dem i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Målet var att skapa en tydlig struktur för förvaringsenheterna och att komma igång med själva förteckningsarbetet. Ett långsiktigt mål var även att införa hanteringsanvisningar för alla processer i myndigheten.
I ett nära samarbete mellan Knowit och SMHI:s arkivarier, med regelbundna videomöten, mejlkontakt och spontana avstämningar, skapades en lösningsorienterad och effektiv arbetsprocess. Relevant information samlades in tidigt och i slutskedet genomfördes praktiska övningar i Klara. SMHI har en tydlig manual anpassad för verksamheten samt hjälp av exempel uppsatta i testsystemet. Med ett testsystem på plats kan arkivarierna sätta upp strukturer för nya processer och testa dem utan att den befintliga arkiveringen påverkas.
RESULTAT
Systematiskt arkivarbete enligt Riksarkivets föreskrifter
SMHI har nu en godkänd grund för arkivredovisningen utifrån Riksarkivets föreskrifter och en struktur som möjliggör enhetliga informationshanteringsplaner. De mål som ingick i upphandlingen är uppfyllda, och myndigheten har fått en rejäl skjuts i det fortsatta arbetet med att förvalta och utveckla sin arkivredovisning.
Samarbetet har också lett till en ökad förståelse för Klara som system och dess funktioner, vilket gör att SMHI nu kan arbeta mer effektivt och självständigt med sin informationsstruktur och arkivstrategi.
Bidrag till Agenda 2030: Effektiv informationshantering för hållbar offentlig sektor
Genom att stärka SMHI:s förmåga att hantera och redovisa sin information enligt gällande regelverk bidrar projektet till Agenda 2030, särskilt mål 16 – Fredliga och inkluderande samhällen. En transparent och korrekt arkivredovisning är en grund för rättssäkerhet, ansvarstagande och effektiv offentlig förvaltning. Knowits insats har möjliggjort ett hållbart arbetssätt där SMHI nu har verktyg och kunskap att långsiktigt förvalta sin informationsstruktur.
Vill du veta hur vi kan hjälpa dig?
Slå en signal eller skicka ett meddelande så kontaktar vi dig.
Chatarina Svensson
Affärsansvarig för Klara