Klara – det marknadsledande systemet för arkivredovisning

Klara Professional innehåller funktioner för verksamhetsbaserad och processorienterad arkivredovisning. Professional erbjuder också funktioner för att hantera personakter samt för gallring.

I funktionerna för den verksamhetsbaserade/processorienterade arkivredovisningen presenteras processerna grafiskt och hanterar bland annat:

• Klassificeringsstrukturer med versionshantering
• Strukturenheter som verksamhetsområden, processgrupper och processer med tillhörande handlingsslag
• Handlingstyper med aktiviteter
• Handlingstyper och handlingsslag som kan kopplas till förvaring

I Personmodulen kan personer kopplas till personakter som t.ex. journaler, betyg m.m. och beskriva var dessa förvaras.

Gallringsmodulen finns som stöd för arkivarien vid gallring av volymer. Där kan:

• Gallringsregler bestämmas för varje serie
• Gallringsmarkering göras manuellt eller med en operation som med automatik markerar volymer
• Gallringsrapporter tas ut för gallringen
• Volymerna tas bort i systemet efter utförd gallring i arkivet
• Gallringshistorik sparas med tidpunkt och antal gallrade volymer för en viss serie

För dig som vill använda Klara som informationsnav i verksamheten eller vill integrera Klara med verksamhetssystem.

Genom att integrera Klara med andra system går det att automatiskt föra över information om t.ex. klassificeringsstrukturer och processinformation så fort informationen sparas i Klara. Att verksamhetens strukturinformation finns i Klara innebär att all hantering sker på ett ställe och att informationen blir konsistent och synkroniserad i alla system. Det sparar in tid, minimerar risken för fel och ger en högre kvalitet på informationshanteringen.

En annan möjlighet är att koppla arkivförteckningen till ett dokumentlager. Dokumentlagret är en extern lagringsplats för information, till exempel ett dokumenthanteringssystem eller ett e-arkiv. I Klara kan arkiv, serier och volymer kopplas till platser i ett eller flera dokumentlager. Detta ger en direkt åtkomst från Klara till specifika ärenden eller handlingar som lagras på olika platser i organisationen.

Klara kan även bevaka en eller flera importkataloger och automatiskt läsa in filer som placeras där. Filerna som importeras innehåller metadata för arkivredovisningen, t ex seriesignum, volymbeteckning, etc. På det sättet får man omedelbar kontroll över ny information som uppstår i en viss verksamhet.

Verksamhetsinformation förekommer ofta i komplex miljöer där processer i verksamheten har kopplingar till olika IT-system.

Med Klara finns möjlighet att skapa integrationer för att hitta information, eller för att påverka strukturer i andra system i syfte att nå synergier och samordningseffekter.

Klara kan hantera följande integrationer: 

• Integration med dokumenthanteringssystem, e-arkiv eller en enkel FTP-server som lagrar elektroniska dokument
• Integration via automatisk import där Klara bevakar en eller flera importkataloger och automatiskt läsa in filer som placeras där
• Export av data till verksamhetssystem vilket innebär att klassificeringsstrukturer och processinformation automatiskt kan överföras till externa verksamhetssystem, t ex W3D3, så fort informationen sparas i Klara.

Klara dialog underlättar vardagen för alla medarbetare.

Klara Dialog är utmärkt i att spegla informationsinnehållet i verksamhetens processer i ord och bild samt att redovisa informationen. Här kan medarbetare enkelt hitta information om hur olika processer hanteras – allt från vilka dokument som ska produceras och användas, vilka IT-system som involveras och hur informationssäkerheten ser ut.

Klara Dialog levererar nytta såväl till alla medarbetare i verksamheten som till de informationsspecialister som på olika sätt behöver kommunicera vad som gäller kring verksamhetsinformation.

Så här fungerar Klara Dialog

Klara Dialog hämtar sin information från Klara och kommunicerar ut information och metadata i valda delar och på olika nivåer.

Metadata i olika nivåer

Klassificeringsstruktur

Klassificeringsstrukturen bildar stommen i Klara Dialog. Strukturen representerar verksamheten i form av verksamhetsområden,  processgrupper och processer. Strukturen fungerar som organisationens processkarta. Det är strukturen tillsammans med  sökfunktionen i Klara Dialog som leder fram till önskad information eller anvisning. Strukturen fungerar också som diarieplan.

Process (Handlingsslag)

Processnivån i Klara Dialog beskriver varje enskild process som avsätter handlingar. Processen bildar ofta utgångspunkt för informationsvärdering, klassning och tillämpning av olika regelverk. Exempel på klassningar är personuppgiftsbehandling och informationssäkerhet. Klara Dialog kommunicera anvisningar och stöd i processen. En process i Klara Dialog kan även vara underindelad i aktiviteter. På processnivån finns processens handlingar redovisade som handlingstyper. 

Handlingstyp

Identifierade handlingstyper namnges och relationer mellan handlingstyper redovisas. Även på den här nivån finns möjlighet att värdera och klassa informationen samt lämna ut anvisningar av olika slag, exempelvis restriktioner och annan värdefull information.

Förvaringsenhet

I Klara Dialog är det enkelt att se i vilket IT-system eller annan lagringsplats där handlingarna finns. Även på lagrings-/förvaringsnivån finns möjlighet att klassa informationen samt ge anvisningar som rör IT-systemet/förvaringsenheten. 

Nyttan med Klara Dialog

Nyttan med Klara Dialog för organisationens alla medarbetare

• Klara dialog har ett intuitivt webbgränssnitt, lägg att navigera och förstå
• Ger ökad förståelse för processer och för informationsstrukturen i organisationen
• Lätt att förstå regler och anvisningar
• Enkelt att se vilka krav som ligger på verksamheten i hanteringen av informationen
• Lätt att se var informationen ska förvaras och var den finns.

Nyttan för informationsspecialister som är beroende av att medarbetare i organisationen gör rätt med verksamhetsinformationen

• Enkelt att kommunicera medarbetare utan fackkunskaper
• Användare behöver inte utbildas
• Enkelt att ”häfta” regler och anvisningar till den information som kommuniceras
• Ger möjlighet att samverka med andra informationsspecialister i kommunikationen runt verksamhetsinformation 

Klara Arkivsök gör det möjligt att presentera ert arkiv via ett webbgränssnitt.

All registrerad information i Klara är sökbar och presenteras i webbgränssnittet Klara Arkivsök. Klara arkivsök är det ultimata verktyget för arkivforskaren eller informationsspecialisten som behöver nå detaljer i redovisningen.

De arkivinstitutioner som förvarar en stor mängd olika arkiv och som vill nå ut med denna information - får ett utmärkt stöd i Klara Arkivsök. 

Nyttan med Klara Arkivsök

Nyttan med Klara Arkivsök för informationskonsumenten

• Det ultimata verktyget för arkivforskaren
• All information i Klara kan göras tillgänglig
• Enkelt att hitta information bland strukturer och förvaringsinformation

Nyttan för arkivhanteringen

• Webbaserat gränssnitt till Klara
• Möjlighet att publicera samtliga arkivredovisningar i ett bestånd
• Underlättar åtkomst, användning och förvaltning av arkivinformation

Allt publicerat material är sökbart

Allt publicerat material i Klara är sökbart och presenteras i ett webbgränssnitt, t ex

• Klassificeringsstrukturer
• Strukturenheter, handlingsslag och handlingstyper
• Hanteringsanvisningar
• Arkivförteckningen

Processerna presenteras i ett grafiskt gränssnitt där man kan navigera sig fram i strukturen för att hitta all metadata för en viss process.

Vi kan erbjuda alla versioner av Klara som molntjänst.

Erbjudandet innebär att vi levererar systemet som en tjänst och ansvarar för installation, migrering, drift, uppgraderingar samt support av Klara.

Vi ansvarar för att i dialog med kunden utföra uppgraderingar till nya versioner av Klara.