Från tung Word-fil till sökbar dokumenthanteringsplan för Göteborgs Stad

Omsorgsförvaltningarna* i Göteborgs Stad har sedan 2019 använt Klara, Knowits system för informationsförvaltning. Det de däremot inte hade infört var Klara dialog, vilket är den del av Klara som gör det möjligt att tillgängliggöra dokumenthanteringsplanen för de många medarbetare som är involverade i informationshanteringen i stadens stora förvaltningar.

Under våren 2023 inledde Göteborgs Stad arbetet med att modernisera dokumenthanteringsplanen. Den låg tidigare i en omfattande Word-fil som var svår att söka i, tung att redigera och begränsad av tabellformatets A4-logik. Möjligheten att lägga till fördjupande information var begränsad och redaktionella ändringar blev snabbt tidskrävande. 

* förvaltningen för funktionsstöd, äldre samt vård- och omsorgsförvaltningen, socialförvaltningarna centrum, hisingen, sydväst och nordost. 

Målet var initialt att ersätta Word-filen med Klara dialog, som gör det enklare för medarbetarna att hitta och förstå verksamhetens processer, informationstillgångar, regler och anvisningar. 

 

På längre sikt handlade det om att öka medvetenheten i organisationen och få fler medarbetare att använda planen som ett aktivt stöd i sitt arbete. Detta var särskilt viktigt för de medarbetare som arbetar med informationshantering, men som inte har dokumenthantering som sin främsta arbetsuppgift.

Arbetet innebar flera utmaningar. Göteborgs Stads riktlinjer för hur en dokumenthanteringsplan ska vara utformad är anpassade för tabeller i dokument, inte för ett webbaserat system som Klara dialog. Systemet har dessutom fördefinierade funktioner som behövde beaktas.

Frågor uppstod kring hur inledande och beskrivande texter skulle hanteras, hur handlingstyper som förekommer i flera processer skulle presenteras och hur regler för gallring skulle synliggöras på ett tydligt sätt. Eftersom dokumenthanteringsplanen måste fastställas genom beslut krävdes även ställningstaganden kring hur en databas skulle beslutas och versionshanteras. 

Arbetet med dokumenthanteringsplanen är kontinuerligt och de långsiktiga effekterna är därför svåra att mäta i exakta tal. Responsen från medarbetarna inom förvaltningen för funktionsstöd har däremot varit positiv.

Klara dialog upplevs som lätt att söka i och sökresultaten och informationen är enkla att förstå. Jämfört med den tidigare tabellfilen är verktyget enklare att använda och gör det möjligt för medarbetarna att hitta rätt information utan att lägga onödigt mycket tid på att leta. Det är särskilt värdefullt för de medarbetare som behöver hantera information i sitt arbete, men som inte har dokumenthantering som sin främsta prioritet i vardagen.

Med Klara dialog har dokumenthanteringsplanen gått från en statisk fil till en levande och sökbar struktur. Det skapar bättre förutsättningar för en tillgänglig, rättssäker och effektiv informationshantering över tid. 

Läs mer om Klara här.

Vill du veta hur vi kan hjälpa dig?

Slå en signal eller skicka ett meddelande så kontaktar vi dig.