Starkare projektstyrning för ökad genomförandekraft

Elektrifieringen av samhället driver omfattande investeringar i energiinfrastruktur. För att möta ökade krav på kapacitet, kvalitet och leveransförmåga behöver projekt genomföras snabbare, mer effektivt och med högre grad av förutsägbarhet.

För kunden innebar detta ett behov av att stärka hela projektorganisationens förmåga att planera, styra och genomföra projekt. Samtidigt behövde ledarskap, styrning och arbetssätt utvecklas för att möta en allt mer komplex projektmiljö och skapa förutsättningar för framtida tillväxt.

Kunden bedriver en omfattande projektverksamhet med stora investeringsvolymer, många intressenter och höga krav på genomförande.

Trots hög kompetens hos projektledare och specialister hade organisationen svårt att skapa den samsyn och förutsägbarhet som krävdes för att möta en växande investeringsportfölj. Projektverksamheten präglades av varierande arbetssätt, olika tolkningar av roller och ansvar samt bristande samsyn kring hur projekt skulle styras och följas upp.

En kartläggning visade bland annat:

• otydlighet kring roller, ansvar och mandat
• varierande arbetssätt mellan projekt och organisationer
• bristande samsyn kring projektstyrning och uppföljning
• behov av högre kvalitet i projektdata och beslutsunderlag
• behov av att stärka projektledarskap och förändringsförmåga
• begränsat erfarenhetsutbyte mellan projekt och geografier.

För att möta framtida krav behövde kunden skapa gemensamma arbetssätt, tydligare styrning och stärka organisationens samlade projektförmåga.

Knowit fick uppdraget att hjälpa kunden att stärka sin samlade projektförmåga – från styrning och arbetssätt till ledarskap och förändringsförmåga.

Genom intervjuer, workshops och analys av befintliga arbetssätt skapades en gemensam bild av organisationens styrkor, utmaningar och utvecklingsbehov. Utifrån analysen utvecklades ett gemensamt ramverk för projektstyrning där struktur, ledarskap och förändring utvecklades parallellt.

Arbetet omfattade bland annat:

• utveckling av projektkategorisering och projektplaner
• förtydligande av roller, ansvar och mandat
• framtagande av styrningsinstruktioner och stödmaterial
• förändringsledning och stöd till ledare och programledare
• skräddarsydda utvecklings- och utbildningsinsatser för projektledare, chefer och projektmedlemmar
• etablering av arbetssätt för långsiktig förvaltning och vidareutveckling.

Arbetet genomfördes som ett förändringsinitiativ där styrning, verktyg, roller och kompetensutveckling utvecklades parallellt för att skapa verklig förflyttning i verksamheten.

Satsningen handlade inte enbart om att utveckla projektledare. Målet var att stärka organisationens samlade projektförmåga genom att skapa tydligare styrning, gemensamma arbetssätt och bättre förutsättningar för ledare och medarbetare att lyckas i sina roller.

Arbetet skapade en gemensam grund för projektstyrning och bidrog till ökad samsyn kring roller, ansvar och arbetssätt.

Satsningen lade grunden för:

• tydligare projektstyrning och beslutsvägar
• gemensamma verktyg och arbetssätt
• stärkt projektledarskap
• förbättrad kvalitet i planering, uppföljning och dokumentation
• ökad samverkan mellan projekt, program och linjeorganisation
• bättre förutsättningar för långsiktig kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte.

Genom kombinationen av styrning, ledarskap och förändringsledning tog organisationen viktiga steg mot en mer enhetlig, effektiv och framtidssäkrad projektverksamhet.

Vill du veta hur vi kan hjälpa dig?

Slå en signal eller skicka ett meddelande så kontaktar vi dig.