Henrik Gustafsson, medförfattare till "Den digitala arbetsplatsen" och digital strateg på Knowit, presenterar vad som krävs för att komma igång med att åtgärda problemen i den digitala arbetsmiljön, lyfta medarbetarna och skapa förutsättningar för digitalisering av verksamheten.
Snabb teknikutveckling, ny konkurrens och ökade krav på bättre kundupplevelser driver på verksamheter att bli mer produktiva, snabbrörliga och innovativa. Dessa verksamhetskrav landar tungt på medarbetarna som dessvärre sitter fast i gamla arbetssätt och föråldrade IT-system. Det leder till överbelastning, stress och ohälsa vilket drar ner engagemanget och slår undan förutsättningarna för medarbetarna att kunna arbeta effektivt och kreativt.
Det håller inte att kasta digitalt damm på existerande arbetsmiljö
Som konsumenter har vi vant oss till ett nytt sätt att interagera med olika verksamheter. Det skall gå snabbt och enkelt, ske i valfri kanal och verksamheten vet vilka vi är och vad vi föredrar. Vi kan förflytta oss sömlöst mellan webb, mobil och sociala kanaler i kontakt med organisationen, och likafullt känna igen oss i den upplevels som erbjuds. Verksamheten lyssnar på oss och lär av vårt beteende, för att hela tiden kunna erbjuda bättre och nya tjänster baserade på denna insikt.
I praktiken så lever långt ifrån alla organisationer upp till denna typ av kundupplevelse, och den digitala transformationen handlar för många om att fånga upp och minska gapet som uppstår mellan verksamhetens existerande digitala kundupplevelse och vad kunden faktiskt förväntar sig. Många ledare inser nu att verksamhetens digitalisering ensidigt fokuserat på externa digitala kanaler och att man internt inte hängt med i utvecklingen.
Den digitala arbetsmiljön – dåligt utformad och frustrerande att använda
Vi har, som sagt, vant oss vid att som konsumenter använda moderna nya digitala teknologier och tjänster. Krocken blir stor när vi kommer till jobbet och får möta en digital arbetsmiljö som är dåligt utformad, svåra att förstå och frustrerande att använda.
Investeringar och implementeringar av nya IT-system har såklart skett med goda avsikter. Ofta har det handlat det om att försöka effektivisera arbete inom en viss process eller funktion. Dessvärre ser man inte dessa investeringar ur medarbetarens perspektiv. En rapport från Neochange visar att produktiviteten i undersökta amerikanska företag sjunkit med nästan 20% de senaste åren trots att IT-investeringar genomförts med den motsatta avsikten. Problemet är att ur medarbetarens synvinkel blir det för många system som fungerar på olika sätt vilket leder till ineffektivitet och frustration. I en undersökning av Jonas Söderström visade det sig att 110 medarbetare på ett av våra sjukhus var i kontakt med 117 olika system under en dag.
Det är förstås ohållbart att fortsätta med den här typen av teknik-drivna och silo-orienterade satsningar där användaren och användbarheten sätts på undantag och organisationen som helhet fungerar allt sämre.
Skifte #1: Från tekniska plattformar till digitala tjänster
Det ökade användandet av digitala tjänster är en del av ett skifte som pågått under en längre tid där ekonomin går från produktion av varor till produktion av tjänster. Vi som konsumenter ser fördelar med att slippa äga produkter utan vill enbart betala för de tillfällen vi verkligen får nytta och glädje av den t. ex. bo i ett sommarhus. Leverantören av tjänsterna tar endast betalt för själva användningen och vi slipper ansvaret och risken som det innebär att äga och hantera produkter och plattformar.
I utvecklingen av den digitala arbetsplatsen är det centralt att tänka i tjänster
Tjänstetänkandet flyttar fokus på ett naturligt sätt från själva produkterna och de tekniska plattformarna till användarbehov och det värde som uppstår vid användningen. De digitala tjänsterna blir byggstenar som kan planeras och prioriteras efter uppsatta mål. Tjänster kan designas, utvecklas och optimeras löpande. De teknologier som används för att realisera tjänsterna kan bytas ut allt eftersom nya förbättrade digitala teknologier dyker upp.
"Undvik teknologidrivna och silo-orienterade satsningar. Förflytta fokus, tänk digitala tjänster; inte produkter och plattformar."
Att tänka i tjänster innebär alltså en möjlighet att skapa den digitala arbetsplatsen med användaren och värdeskapande i centrum och kunna transformera den, tjänst för tjänst, i en takt som verksamheten och dess medarbetare mäktar med.
Skifte #2: Från strukturerade processer till kreativt kunskapsarbete
Idag ser vi en automatisering av administrativa sysslor där digitala agenter och assistenter tar över rutinbaserade aktiviteter.
Att ta egna initiativ, tänka utanför boxen och interagera med andra blir centralt i en omvärld som förändras kontinuerligt. Googles Eric Schmidt menar att det enda sättet en organisation konsekvent kan nå framgång i dagens värld är att attrahera smarta kreativa medarbetare och skapa en miljö där de verka i stor skala. Det krävs alltså en arbetsmiljö i form av en digital arbetsplats som möjliggör för medarbetarna att vara produktiv i det enskilda arbetet men också kunna hitta varandra, dela kunskap och flexibelt lösa problem trots att de ofta sitter utspridda på olika platser och tidzoner.
Påväg mot en digital arbetsplats som lyfter medarbetarna
Digital transformation av arbetsmiljön kräver även en helhetssyn och samordning som inte funnits tidigare. Ägarskapet är oftast fragmenterat. Var och en äger och ansvarar för sin del, men ingen äger eller känner riktigt ansvaret för att få den digitala arbetsmiljön som en helhet att fungera på bästa sätt. Av det kommer problemen med komplexitet, suboptimering och silon.
För att snabbt komma igång med arbetet med den digitala arbetsplatsen så är det därför viktigt att samla intressenter från olika verksamhetsdelar inklusive representanter för medarbetarna. Och skapa samsyn kring den nuvarande digitala arbetsmiljön och dess utmaningar.
Till hjälp kan de använda en kanvas för den digitala arbetsplatsen. Den består av ett antal byggstenar som tillsammans ger en översikt och visar på relationer dem mellan. Den blir en yta att samlas kring för att se helheter, diskutera och ta beslut, se figuren nedan.
