Alla upphandlingar och avropsförfrågningar ser olika ut, men det finns en rad gemensamma nämnare. Det är viktigt att beskriva behovet och kravställa på ett sätt som gör att verksamhetens behov uppfylls.
Börja med att intervjua verksamhetens nyckelpersoner för att ta reda på vilket behov som ska tillgodoses och vilka förutsättningar som finns. Ta sedan reda på vilket ramavtal som går att använda för behovet. Tänk på att kontrollera att verksamheten faktiskt är avropsberättigad på ramavtalet genom att läsa på avropa.se under "Vem får avropa" för respektive ramavtal.
För att dra nytta av leverantörernas erfarenheter skall ni tidigt bjuda in till dialog! Ni kan med fördel kalla samtliga leverantörer till ett gemensamt möte och informera om verksamhetens behov. Ni kan också skicka ut en remiss inför ett avrop och därigenom få in värdefulla erfarenheter från leverantörerna.
Tänk på att ta med ett begränsat antal skall-krav för att säkerställa konkurrens i avropet. När ni formulerar bör-kraven (utvärderingskriterier) ges leverantörerna möjlighet att bevisa sin unika leverans. Tänk på att vara tydliga med hur ni utvärderar för transparens i tilldelningsbesluten. Som leverantör uppskattar man alltid ett välskrivet tilldelningsbeslut med tillhörande protokoll.
Klicka på länkarna till respektive ramavtalsområde och följ Kammarkollegiets anvisningar för avrop:
På avropa.se väljer du först avropsform - Särskild fördelningsnyckel eller Förnyad konkurrensutsättning. Specifika förutsättningar gäller för avrop med särskild fördelningsnyckel och avropet fördelas till leverantör enligt en rangordning som fastställdes under upphandlingen. Med Förnyad konkurrensutsättning går avropsförfrågan ut till samtaliga ramavtalsleverantörer.
På fliken "Gemensamma dokument" under rubriken "Avropsstöd" finns Kammarkollegiets vägledning till ramavtalet, roller/kompetensnivåer och blanketter.
Vid förnyad konkurrensutsättning visas länken "Skicka avropsförfrågan till alla leverantörer". Genom denna länk skapas ett mail för avropsförfrågan som du skickar ut.
