bus driver sitting in his bus

Utmaning

Telefoni är en kritisk funktion för regionen och när det blev dags för upphandling av ett nytt telefoniavtal behövde de hitta en pålitlig telefonilösning med möjlighet till utökade funktioner anpassade för verksamheten.

Det befintliga leverantörsavtalet fungerade bra vad avser grundfunktionalitet men regionen bedömde att det fanns ett stort värde av att vissa funktioner skulle vara centrala och gemensamma, som exempelvis telefonist.

Alla verksamheter hade behov av bastelefoni (fast och mobil) medan behovet av mer avancerade funktioner som kontaktcenter, integrationer med andra system, robusthet och utökad tillgänglighet varierade mellan verksamheterna. Den centrala samordningen och styrningen hade under avtalstiden varit mycket begränsad och behövde ses över.

smiling businesswoman looking at colleague at team meeting

Lösning

Knowit fick i uppdrag att hjälpa regionen med upphandling av nytt telefoniavtal och vårt team av strateger, upphandlings- och telefoniexperter bildade en projektgrupp tillsammans med regionen.

Vi inledde arbetet med en förstudie och strategi avseende regionens kommande översyn av samordning och styrning samt upphandling av telefoni. Med strategidokumentet som grund, där såväl behov som marknadssituation och handlingsalternativ analyserades och rekommenderades, tog regionen beslut om att genomföra en förhandlad upphandling enligt LOU för regiongemensam telefoni.

Tillsammans med regionen arbetade vi fram och ansvarade för ett komplett upphandlingsunderlag, ledde förhandlingarna och anbudsutvärderingen. Upphandlingen resulterade i ett nytt avtal och Knowit fick förnyat förtroende att vara ansvarig huvudprojektledare vid införandet av lösningen.

smiling healthcare worker using mobile phone

Resultat

Utvärderingen och tilldelningsbeslutet överprövades ej och regionen kunde teckna avtal med vinnande anbudsgivare. Avtalet innebär att regionen får en gemensam telefonilösning med möjlighet till verksamhetsanpassade funktioner.

Regionen kommer jämfört med tidigare lösning att sänka sina kostnader med cirka 40 procent samtidigt som funktionaliteten har utökats. Det innebär att alla användare, tiotusentals anställda, får en modern och enhetlig funktion för telefoni med bl.a. mobil kommunikation och automatiserade processer för administration. Lösningen har krav på hög tillgänglighet, med tillhörande support från leverantören.

I och med det nya avtalet har regionen också kunnat initiera ett arbete med att etablera en central telefoniförvaltning för att effektivisera och samtidigt stärka sin förmåga kopplat till strategisk utveckling, uppföljning och leverantörsstyrning.

Kontakta oss
Frida Thure
Senior managementkonsult och specialist inom sourcing, upphandling och inköp
Kontakta mig
Kontakta mig

Till toppen