När en kommun ville göra ett omtag kring sin sourcingmodell tog de hjälp av Knowit. Med förståelse för verksamhetens förutsättningar och behov tog vi fram ett vägledande verktyg för beslut i sourcingfrågor som stödjer deras mål att leverera digital service till kommunen på ett effektivt och säkert sätt.
En kommun med omkring 45 00 invånare och stadigt växande befolkning kontaktade Knowit för att få hjälp i sourcingfrågor. Avdelningen för digital utveckling, som ansvarar för att driva digitaliseringsarbetet i kommunen, ville förbättra sin modell för sourcing och önskade ett modernt, styrande och vägledande verktyg. De ville använda verktyget vid sourcingbeslut som innefattade såväl den operativa it-driften som kommunens digitaliseringsuppdrag.
Knowit fick i uppdrag att:
Knowit tillsatte ett team med kompetens inom strategiska inköpsfrågor och leverantörsstyrning inom IT och digitalisering. Vi inledde arbetet med djupintervjuer och workshops för att få en god förståelse i avdelningens nuläge och behov.
Vi gjorde en genomgång av avdelningens avtalsportfölj och tittade på kommunens kontext utifrån områdena egen förmåga kontra extern leverantör, marknad och övriga förutsättningar såsom budget, regulatoriska krav och utvecklingspotential.
Det verktyg som togs fram är en tillämpningsrutin och en del av den styrande dokumentationen för avdelningen. Det bygger på tolv styrande principer som finns i kommunens policy och riktlinjer för styrning, förvaltning och utveckling av digitala stöd.
Avdelningen för digital utveckling har nu ett nytt vägledande verktyg för beslut i sourcingfrågor som stödjer kommunens och avdelningens mål och önskat framtida läge om att leverera digital service på ett effektivt och säkert sätt.
Verktyget underlättar och styr arbetet för medarbetarna på avdelningen genom att ge vägledning i samband med strategiska och operativa ställningstaganden vid beslut om hur t.ex. en plattform, applikation eller tjänst ska tillhandahållas.
Tillämpningen av det nya verktyget säkerställer att kommunens totala IT-miljö och de enskilda behoven som besluten gäller samverkar och att inköp som inte går att använda i befintlig miljö undviks, samt att kommunen väljer de alternativ som är mest ekonomiskt fördelaktiga för kommunen som helhet.
