Så skapade vi moderiktig internkommunikation för KappAhl

KappAhls intranät, KappNet, är navet i den interna kommunikationen. Det förser bland annat alla butiker med affärskritisk information, rutiner och arbetsverktyg. Här finns också det alla medarbetare behöver veta om företagets målsättningar, lönesamtal och allt annat som får vardagen att fungera smidigt.

Men, det var en utmaning att försöka uppdatera, ta del av och hitta i det omfångsrika innehållet. Lösningen var helt enkelt ineffektiv och stöttade inte den i övrigt framsynta organisationen på rätt sätt.

”KappNet är ett centralt stöd för vår affär och förstärker medarbetarupplevelsen och produktiviteten i vardagen.”

Att hitta rätt partner i arbetet var en viktig grundbult i projektet. Dels behövde KappAhl stöd i valet av lösning, dels är organisationen stor och komplex att sätta sig in i. Att valet föll på oss var vårt fokus och angreppssätt kring förankring och organisation, UX-metodik samt arbetssätt i såväl projekt som löpande framåt. Tidigt arbetade vi som ett team – tillsammans. Vi är övertygade om att genom involvering av olika kompetenser och företaget - att alltid ha användaren i fokus – gjorde att vi lyckades så väl i projektet och samarbetet.

Framgångsfaktorn var att se helheten i vad ett intranät är och betyder för företagets alla delar - för ledarskap och processer - och inte fokusera på en färdig lösning eller plattform.

”Arbetet och processen med att ta fram ett nytt intranät är en viktig leverans i sig för att lyckas ta fram en tjänst som skapar värde både för organisationen, medarbetarna och i slutändan kunderna.”

Projektledare, Knowit (tidigare Creuna)

”Rätt svar snabbt” och ”lätt att göra rätt” blev tidigt ledstjärnor och ett sorts mantra för hela teamet. I projektet ingick många klassiska moment; från behovsanalys, användarintervjuer och konceptpresentationer till själva utvecklingen. Genom att handleda KappAhls organisation att arbeta agilt, tillsammans hålla workshops i hur delar av organisationen själva kunde ta fram kvalitativt innehåll, coacha redaktörerna i sitt skrivande och utbilda dem att arbeta i redaktörsgränssnittet i EPiServer skapade vi tillsammans en lösning som mötte organisationens behov.

Redan på ett tidigt stadium involverade vi användare från olika delar av organisationen både för att förstå behov och förankra lösningen kontinuerligt. Vi utgick från deras vardag och kartlade möjligheter och utmaningar. Vi arrangerade co-creations där de själva fick vara med och utveckla delar av intranätet. Eftersom vi arbetade agilt kunde vi testa upplägget löpande. Ju längre vi kom i arbetet, desto mer involverades olika användare.

För att verkligen utmana och testa lösningen lanserade vi en MVP till en utvald användargrupp av KappAhlbutiker. De fick använda sig av piloten under tre veckor och vi samlade in deras synpunkter för att kunna göra justeringar inför den skarpa lanseringen i juni 2018.

Vi gjorde även ett mer detaljerat användartest och en enkätundersökning där det nya intranätet presterade betydligt bättre än det gamla. Det gav dessutom användarna en känsla av inspiration och intern stolthet för nya Kappnet.

Under testperioden mätte vi även hur lång tid varje genomförd uppgift tog för att identifiera och effektivisera flödet. Ett arbete som vi kommer fortsätta även efter lansering.

Ett team – Med veckovisa avstämningar, arbetsmöten, sprintdemos, workshops och co-creations har gränserna mellan kund och Knowit sakta suddats ut.

Närhet till kunden – Med spontana butiksbesök och genom att arbeta med KappAhls egen organisation på plats har vi fått en ökad förståelse för företaget, varandra och dessutom kunnat förankra beslut löpande och skapa rätt förväntningar.

Användarupplevelse i fokus – Att i alla faser låta användare testa lösningen har gett perspektiv och ett intranät som verkligen fungerar i vardagen.

Arbeta långsiktigt – En plan som blickar framåt men kan justeras har stakat ut en riktning som hela teamet kunnat arbeta mot.

Interna fokusgrupper – Under utvecklingsarbetet har tidiga skisser och lösningsförslag testats på KappAhls egna fokusgrupper som fått verifiera och ge feedback.

”No more vattenfall”
Projektledare, KappAhl