Klara-Kurs Hantera förvaringsenheter, fördjupningskurs

Hantera förvaringsenheter i Klara, fördjupningskurs

Handlingars förvar ingår som en vital del i arkivredovisningen. I praktiken är det uppgifter som registreras i Klara om förvaringsenheter som gör det möjligt att återsöka handlingar. Den här kursen är till för dig som vill fördjupa dig i hur du hanterar förvaringsenheter i Klara.

Målsättning

Målsättningen med kursen är att du ska bredda din kunskap om hur du bygger upp en förvaringsstruktur som blir användbar på din arbetsplats och möjlig att förvalta.

Förkunskaper

Du bör ha kännedom om övriga moment i verksamhetsbaserad arkivredovisning, exemp

Ingående moment

Under kursen kommer vi att visa:

• hur det är möjligt att skapa ändamålsenliga förvaringsenhetstyper
• användningen av beteckningsserier och andra metoder för att skapa unika beteckningar på förvaringsenheter
• vilka uppgifter som är möjliga att registrera i förvaringsenhetens flikar, vilka som är lämpliga att registrera så att identifiering, åtkomst och hantering av handlingar underlättas.
• verktygen för att arbeta med förvaringsenheter
• hur uppgifter som registreras om förvaringsenheter synliggörs i Klaras rapporter, i Klara Dialog och i Klara Arkivsök, i de fall man väljer att publicera
   

Under kursen kommer vi dessutom beröra följande frågeställningar:

• i en process (handlingsslag) är det inte ovanligt med en kombination av databärare och handlingar, hur redovisas helheten när förvaringen förekommer i splittrad form?
• vad innebär det att ”gallra” handlingsslag och handlingstyper i Klara, och hur hanteras de förvaringsenheter där de gallringsbara handlingarna finns?
• är det möjligt att redovisa enskilda handlingar som förvaringsenheter i Klara?
• hur registreras förvaringsenheters omfattning och fysiska placering?
   

Slutligen går vi också igenom hur man söker efter uppgifter som är registrerade på förvaringsenheter i avancerad sök.

Kursledare är en erfaren arkivarie vilket ger möjlighet att ställa frågor om tillämpningen i praktiken. Du får övningar att utföra efter kursen. Du får dessutom tillgång till ett övningssystem att göra övningarna i, så att du slipper arbeta i din ordinarie Klarainstallation.

Tidpunkt

17/3 kl 9.00 – 12.00

Länk till kursen skickas ut dagarna innan kurstillfället.

Kontaktperson: Claes Bengtsson, claes.bengtsson@knowit.se, 0722-316900