Agil portföljstyrning och fundamental transformation

Efter att två personer i Beijer Electronics ledningsgrupp gått en kurs i agil portföljstyrning bestämde de sig för att ändra sitt sätt att styra, prioritera, leda och organisera. Knowit levererade en skräddarsydd version av kursen för hela ledningsteamet och transformationsarbetet kunde påbörjas.

Mats Sjöberg, Head of Business Development på Beijer Electronics, berättar:

"Vi har nu ett permanent rum, 'war room', med allt visualiserat hela vägen, med början i strategi. Man kan följa medsols från vision och strategi till portfölj-kanban, program-kanban och PI (Product Increment)-planning board. 

Det som saknas är digitalisering av rummet. För vi sitter inte bara i Malmö, utan geografiskt distribuerat. Men det fysiska rummet blir kvar, då det har ett viktigt värde och är snabbt och effektivt att arbeta med när man kan flytta lappar parallellt etc." 

Mats säger att de effekter som man har börjat se är väldigt positiva. Plötsligt fick ledningsteamet full koll på vad organisationen håller på med och det blev synligt för alla. Det är också viktigt att få en bättre förståelse för vad man kan förvänta sig i fråga om output och att veta sin sanna kapacitet.

Strategiarbetet på Beijer är viktigt och bedrivs nu på ett agilt sätt. Trots att Beijer sedan tidigare hade påbörjat ett strategiarbete kunde detta vidareutvecklas genom ett iterativt arbete med en kvartalsvis uppdatering av strategiska teman. Detta har medfört att de blivit snabbare och mer träffsäkra tack vare kortare feedback-loopar. Detta var ett viktigt införsäljningsargument - att värna om den strategiska riktningen. Strategin skall genomsyra programmet.

Agil portföljförvaltning handlar om att exekvera strategi på ett effektivt sätt. Först skall det finnas en tydlig strategi. Strategin måste förankras av en vision och mission för företaget, och passa ambitionerna och förmågorna. Strategin måste också vara formulerad på ett sätt som går att använda på ett konkret sätt i planering och prioritering. I dagens snabbrörliga värld måste dessutom strategierna uppdateras kontinuerligt för att vara effektiva, och valideras genom experiment och data.

Förändringen drevs mestadels av ett internt transformationsteam hos Beijer, men med stöd från Knowit. Mats tycker att det är viktigt att en organisation äger sin egen förändring, även om man tar hjälp från konsulter. Vi på Knowit ser att det nästan alltid fungerar bäst om det går till på det viset, även om vi också har mycket expertis i själva förändringsarbetet. Att organisera ett internt team och arbeta med alla aspekter av förändringen är något som vi ofta hjälper till med, utöver att föreslå och coacha riktning och modell för önskat nytt läge. 

Man skapade en process och kultur där en takt etablerades — kadens — med vilken strategin kontinuerligt ifrågasätts och förfinas. Det är troligt (nästan helt säkert!) att villkoren på marknaden eller världen kommer att förändras, och att din respons behöver justeras baserat på bevis från resultat och experiment, och att du kommer att ha lärt dig något nytt som du vill dra nytta av.

Det finns ett flöde av nya satsningar som måste hanteras. Dessa måste samexistera med det befintliga. Att hantera detta är portföljförvaltning. Man måste effektivt lotsa dessa genom företaget, i tur och ordning, så fort som möjligt, och med inbyggd kvalitet. Ju hårdare du kan prioritera och hålla nere antalet samtidiga saker, desto kortare kommer time-to-market att bli. Ju mindre varje leverabel är, desto snabbare blir ditt system. Med få och små föremål i processen blir flödet mer synligt och effektivt. Det blir lättare att styra och se att strategin och fokusering faktiskt händer.

Konceptet och processen gäller hela vägen från ledningen till den enskilda programmeraren och är viktig för hela organisationen. För Beijer är nästa steg att inkorporera hela affären och även involvera sälj. Nu förmedlas mål och programinkrementmål genom obligatoriska webinarier som innehåller en säljroadmap. Detta uppskattas av sälj då de får se plan, ordning och grunderna till beslut och vision. 

Mats slutpoäng är att det gäller att kavla upp ärmarna, det tar mycket tid och kraft, men är värt det.

Kursen Agil portföljstyrning är ett bra första steg om man vill göra en liknande förändring. Läs mer om kursen här!